🇬🇶 MINISTERIO DE HIDROCARBUROS Y DESARROLLO MINERO

República de Guinea Ecuatorial

Manual de Usuario – Sistema de Notas de Ingreso y Pagos Directos

Versión 1.0 – Octubre 2025

📑 Índice

1. Introducción y objetivos
2. Roles y responsabilidades
3. Navegación por el módulo
4. Procedimiento A — Notas de Ingreso
5. Procedimiento B — Pagos Directos (sin nota previa)
6. Procedimiento C — Configuración
7. Flujos de trabajo
8. Glosario de términos
9. Contacto de soporte

1. Introducción

El sistema MINAS es un módulo desarrollado sobre Odoo v17 para la gestión administrativa oficial del Ministerio de Hidrocarburos y Desarrollo Minero, permitiendo:

• Emisión y gestión de Notas de Ingreso.
• Registro y control de Pagos Directos.
• Generación automática de asientos contables.
• Formatos oficiales con validez institucional.
• Integración con módulos de Contabilidad, Recursos Humanos y Documentación.

El sistema tiene como objetivo aumentar la trazabilidad, transparencia y eficiencia en los procesos administrativos del Ministerio.

2. Menús Principales del Sistema

El módulo MINAS está dividido en tres menús principales:

1. Notas de Ingreso → creación y gestión de las notas.
2. Confirmación de Pagos → registro de pagos directos sin nota previa.
3. Configuración → mantenimiento de catálogos institucionales (Departamentos, Secciones, Firmantes, etc.).

En la vista de menú, el usuario podrá acceder rápidamente a los distintos submódulos según su rol y permisos asignados.

3. Roles y Responsabilidades

• Oficial MINAS: Crea y edita Notas de Ingreso, registra pagos directos.

• Aprobador MINAS: Confirma y valida Notas de Ingreso.

• Contable MINAS: Contabiliza, registra pagos y conciliaciones, gestiona cancelaciones.

• Administrador MINAS: Configura Departamentos, Secciones, Instrucciones de pago, Firmantes y Tipos de tasas.

4. Procedimiento A — Notas de Ingreso

4.A.1 Crear una Nota de Ingreso (Borrador)

1. Ir al menú Notas de Ingreso → clic en Crear.
2. Completar los campos obligatorios:
   • Fecha
   • Departamento
   • Sección
   • Contribuyente
   • Naturaleza del ingreso (Taza)
   • Descripción detallada
   • Monto (editable)
   • Cuenta analítica (centro de trabajo)
   • Instrucciones de pago (texto libre editable)
   • Firmante
3. Guardar el borrador.

4.A.2 Confirmar la Nota de Ingreso

• Revisar que toda la información sea correcta.
• Pulsar Confirmar.
• El sistema asignará un número oficial a la nota y bloqueará los campos clave.
• Se activan los botones de impresión y contabilización.

4.A.3 Contabilizar la Nota de Ingreso

• Pulsar Contabilizar.
• El sistema genera automáticamente un asiento contable correspondiente a la tasa (un único apunte, sin impuestos).
• La nota queda vinculada al asiento generado.

4.A.4 Registrar el Pago

Una vez que la Nota de Ingreso ha sido contabilizada, se genera automáticamente un asiento contable en el módulo de Contabilidad. Sin embargo, para que la Nota sea considerada Pagada, es necesario registrar el pago correspondiente.

Este proceso se realiza siguiendo los mismos procedimientos estándar de pago de facturas en Odoo v17.

Se abrirá una ventana con los siguientes campos:

• Diario: Seleccionar la cuenta bancaria o caja correspondiente.
• Método de Pago: (dejar el valor por defecto)
• Importe : (Se rellena automáticamente con el importe de la Nota).
• Fecha de Pago: Fecha en la que se recibe el dinero.

• Memo: Opcional, puede usarse para colocar número de operación bancaria.

• Verificar los datos.
• Presionar Crear Pago

➡️ En este momento, Odoo crea el asiento contable de pago y concilia automáticamente con el asiento de la Nota de ingreso.

Resultado:

• El estado de la Nota cambia a Pagada.
• El pago aparece registrado en el libro mayor y los extractos de banco o caja.

4.A.5 Imprimir la Nota de Ingreso

• Desde la nota confirmada, pulsar Imprimir.
• Se genera un PDF oficial bilingüe (ES/EN) que incluye:
  • Número oficial
  • Fecha, Referencia y Sección
  • Nombre del contribuyente
  • Nombre y descripción de la tasa
  • Monto en números y letras
  • Instrucciones de pago
  • Firmante y lema institucional

4.A.6 Cancelación de Notas de Ingreso

• Si la nota no está contabilizada, puede cancelarse directamente.
• Si ya tiene un asiento contable, primero debe revertirse/cancelarse dicho asiento antes de cancelar la nota.

5. Procedimiento B — Pagos Directos (sin Nota de Ingreso)

Este flujo permite registrar un pago directo cuando no existe una Nota de Ingreso previa.

1. Ir al menú Confirmación de Pagos → clic en Crear.
2. Completar:
   • Fecha
   • Contribuyente
   • Monto
   • Producto (tasa)
   • Memo (descripción corta)
   • Diario (para asiento contable)
   • Diario y método de pago
3. Pulsar Confirmar:
   • Se crea un asiento contable directo.
   • Se registra y concilia el pago automáticamente.
   • El estado queda en Pagado de inmediato.

(En el manual original aquí se mostraba una imagen de formulario de pago genérico en Odoo)

6. Procedimiento C — Configuración

La configuración del sistema MINAS es responsabilidad de los Administradores del Ministerio o del equipo técnico autorizado.

Su objetivo es mantener actualizada la información maestra, de la cual dependen todas las Notas de Ingreso y Pagos Directos.

Estas configuraciones aseguran que los documentos oficiales reflejen nombres correctos, cargos vigentes, departamentos reales y textos institucionales uniformes.

6.1 Tasa o Naturaleza de ingresos (Productos en Odoo)

Las tasas y derechos ministeriales se gestionan en el sistema como Productos de Odoo, pero sin impuestos ni cantidades variables, ya que representan importes fijos o administrativos.

Menú: Contabilidad →Contribuyentes → Productos

Datos a configurar:

• Nombre del producto: descripcion de la taza
• tipo de ingreso: selecionar el tipo en la lista
• instrucciones de pago: selecionar en la lista
• precio de venta: definir importe fija de la taza
• referencia interna: corresponde a la cuenta 5 Naturaleza Ingreso

✅ Recomendación: Mantener los nombres claros y uniformes para evitar errores en la emisión de Notas.

6.2 Contribuyentes (Clientes en Odoo)

aqui es donde configurar a los contribuyentes:

En la Nota de Ingreso impresa, el campo Contribuyente debe aparecer en una forma textual protocolaria y no simplemente como el nombre de la empresa o de la persona.

El objetivo es que el documento tenga validez institucional, refleje respeto administrativo y siga el estándar de redacción utilizado en comunicaciones formales del Ministerio.

El sistema determina automáticamente cómo generar esta frase, dependiendo del tipo de contribuyente seleccionado en la Nota de Ingreso.

6.2.a) Cuando el Contribuyente es una Empresa

En este caso, la Nota de Ingreso debe reflejar que la entidad es una persona jurídica, y por lo tanto se dirige a su representante legal.

El texto utilizado será:

Sr Director Gerente de la empresa [Nombre de la Empresa], / [Ciudad]

Esto significa:

• Se está dirigiendo la Nota al Director Gerente de la empresa.
• Se define claramente que la tasa o derecho recae sobre una entidad comercial.
• La ciudad especifica el lugar de registro u operación del contribuyente.

Ejemplo:

Señor Director Gerente de la  empresa Global Gas Oil, / Malabo

6.2.b) Cuando el Contribuyente es una Persona Física

Si el contribuyente es un individuo, la redacción debe reflejar trato formal y respetuoso.

El texto utilizado será:

Sr. [Nombre Completo], / [Ciudad]

Esto cumple con las normas de correspondencia de administración pública al:

• Utilizar tratamiento honorífico (Sr.).
• Presentar el nombre completo en mayúsculas tal como aparece en su identificación.
• Señalar la ciudad de residencia o registro.

Ejemplo:

Sr. Baltasar EBANG ENGONGA ALÚ, / Malabo

✅ Esta lógica es automática → el usuario no necesita escribir estos textos manualmente.

Solo debe seleccionar correctamente si el contribuyente es empresa o persona a la hora de crear el contribuyente.

6.3 Departamentos

Representan las áreas administrativas del Ministerio vinculadas a la emisión de Notas de Ingreso.

Menú: MINAS → Configuración → Departamentos

6.4 Secciones

Las Secciones dependen de un Departamento y permiten clasificar la Nota con mayor precisión administrativa.

Menú: MINAS → Configuración → Secciones

6.5 Instrucciones de Pago

Este texto aparece en la Nota impresa e indica cómo y dónde debe pagar el contribuyente.

• Es un campo de texto libre editable dentro de la Nota de Ingreso.
• Puede contener:
  • Información de caja o banco
  • Procedimientos de pago
  • Notas adicionales del Ministerio

✅ El texto por defecto de la instruccion de pago se puede configurarse aqui → 

✅ la instruccion de pago esta vinculada al producto (Taza). el valor por defecto de la instruccion de pago unavez cargada en la nota de ingreso, da la opcion de editarla segun el contexto.

6.6 Firmantes

Los firmantes son las personas autorizadas oficialmente para validar las Notas.

Menú: MINAS → Configuración → Firmantes

📌 Aparece en el bloque final:

____________________________________
(Firma manuscrita)

[Nombre del Firmante]
[Cargo del Firmante]
MINISTERIO DE HIDROCARBUROS Y DESARROLLO MINERO

6.7 Tipos de Tasas

Representan la categoría o naturaleza del cobro (ej., permisos, licencias, certificaciones).

Menú: MINAS → Configuración → Tipos de Tasas

Resumen de Impacto en la Nota de Ingreso

7. Flujos de trabajo

El flujo general del módulo MINAS es:

1. Notas de Ingreso: Borrador → Confirmada → Contabilizada → Pagada
2. Pagos Directos: Registro → Contabilización automática → Pago → Pagada

Ambos flujos terminan con un asiento contable conciliado y el control institucional del ingreso.

8. Glosario de términos

• Nota de Ingreso: Documento oficial utilizado para el cobro de tasas o derechos ministeriales.
• Asiento contable: Registro contable que refleja el ingreso correspondiente a la nota o al pago directo.
• Departamento / Sección: Estructura administrativa vinculada a la nota.
• Pago directo: Pago registrado sin una nota previa; el sistema genera el asiento y lo concilia automáticamente.

9. Contacto de soporte

Para incidencias técnicas o consultas sobre el uso del sistema:

• 📧 Correo: support@isuite.cloud
• ☎️ Teléfono: +240 555258873
• 🕓 Horario de atención: Lunes a Viernes – 08:00 a 16:00